Politique de confidentialité

1. Cadre légal

Nous nous conformons à la Loi fédérale révisée sur la protection des données (nLPD), en vigueur depuis le 1^er septembre 2023, à son ordonnance d'application (OPDo), ainsi que, le cas échéant, au Règlement général sur la protection des données (RGPD) pour les personnes résidant dans l'Union européenne.

2. Responsable du traitement

Le responsable du traitement des données au sens de la nLPD est :

Pour toute question relative à la protection de vos données ou pour exercer vos droits, vous pouvez nous contacter à l'adresse ci-dessus.

3. Catégories de données collectées

Nous collectons uniquement les données nécessaires à nos prestations :

• Données d'identification : nom, prénom, date de naissance.
• Coordonnées : adresse postale, adresse e-mail, numéro de téléphone.
• Données de santé : informations médicales pertinentes pour le traitement, prescriptions, antécédents.
• Données administratives et de facturation : informations relatives à vos assurances maladie et accident, données de remboursement.
• Données techniques et de navigation : adresse IP, type de navigateur, pages consultées, durée des sessions, cookies.

Sources de collecte

• Directement auprès de vous : prise de rendez-vous, formulaires, échanges téléphoniques, e-mail ou en personne lors des consultations.
• Automatiquement : lors de la consultation du site, via cookies et outils tiers (voir §9).
• Auprès de tiers autorisés : médecin prescripteur, assureurs, dans la limite nécessaire à votre prise en charge.

4. Finalités du traitement

Vos données sont traitées pour :

• la gestion des rendez-vous et des consultations ;
• la réalisation et le suivi des traitements de physiothérapie et de bien-être ;
• la communication avec votre médecin prescripteur et la continuité des soins ;
• la facturation des prestations et la gestion des relations avec les assureurs ;
• la réponse à vos demandes et la communication avec vous ;
• le respect de nos obligations légales (tenue du dossier patient, comptabilité) ;
• l'amélioration de nos services et du fonctionnement du site (statistiques anonymisées).

5. Bases légales du traitement

Le traitement de vos données repose sur :

• votre consentement, révocable à tout moment ;
• l'exécution d'un contrat ou de mesures précontractuelles (prise de rendez-vous, suivi thérapeutique) ;
• le respect d'obligations légales (conservation du dossier patient, exigences de la LAMal et du droit cantonal vaudois) ;
• l'intérêt légitime du Centre Philae à assurer la sécurité et le bon fonctionnement de son site, sans porter atteinte à vos droits fondamentaux.

6. Destinataires et partage des données

Vos données ne sont jamais vendues, louées ni cédées à des fins commerciales. Elles ne sont accessibles qu'aux personnes habilitées et partagées uniquement lorsque cela est nécessaire :

• Personnel soignant et administratif du Centre Philae, soumis au secret professionnel ;
• Médecin prescripteur, pour la continuité des soins ;
• Assureurs maladie et accident (LAMal, LAA, assurances complémentaires), ainsi que, le cas échéant, l'assurance-invalidité (AI). Ces assureurs sont responsables de leur propre traitement et soumis à leurs obligations légales et de confidentialité ;
• Prestataires techniques mandatés (sous-traitants), soumis contractuellement à des obligations de confidentialité et de sécurité.

Sous-traitants principaux

Cette liste peut évoluer. Tout partage allant au-delà du cadre nécessaire à l'exécution de nos prestations et au remboursement de vos soins requiert votre consentement préalable explicite, en particulier pour les données de santé.

7. Hébergement et transferts de données

Les documents administratifs et médicaux stockés via Microsoft OneDrive / 365 sont hébergés sur des centres de données situés en Suisse. Le Centre Philae s'assure que des garanties contractuelles et techniques appropriées encadrent l'ensemble des accès à ces données.

Certains autres outils, notamment les solutions d'analyse de fréquentation (Google Analytics, Google Ads), peuvent entraîner un transfert de données vers des pays hors de Suisse ou de l'Union européenne, en particulier les États-Unis. Dans ce cas, le Centre Philae s'assure que des garanties appropriées sont en place afin d'assurer un niveau de protection adéquat conformément aux art. 16 et 17 nLPD.

8. Durée de conservation

Vos données sont conservées uniquement le temps nécessaire aux finalités poursuivies :

• Dossier patient et données de santé : au minimum 10 ans à compter de la date du dernier traitement, conformément aux obligations légales suisses (art. 40 LAMal et droit cantonal vaudois) ;
• Données de facturation : 10 ans (obligations comptables) ;
• Demandes via formulaire / e-mail : le temps du traitement de la demande, puis supprimées ;
• Données techniques (logs, cookies) : entre 13 et 25 mois selon l'outil concerné.

Au-delà de ces durées, les données sont supprimées ou anonymisées de manière irréversible.

9. Cookies et technologies similaires

Notre site utilise des cookies pour :

• Cookies essentiels : garantir le bon fonctionnement du site (aucun consentement requis) ;
• Cookies analytiques et publicitaires : mesurer la fréquentation et améliorer l'expérience utilisateur via Google Analytics et Google Ads (soumis à votre consentement préalable).

Lors de votre première visite, un bandeau de gestion du consentement vous permet d'accepter, de refuser ou de personnaliser vos préférences. Vous pouvez modifier vos choix à tout moment via ce bandeau ou les paramètres de votre navigateur. Le refus des cookies non essentiels n'affecte pas l'accès aux fonctions principales du site.

10. Sécurité des données

Le Centre Philae met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger vos données contre tout accès non autorisé, perte, altération ou divulgation, notamment :

• connexion sécurisée (HTTPS) sur l'ensemble du site ;
• chiffrement des communications médicales via HIN.ch ;
• accès aux données strictement limité aux personnes habilitées ;
• hébergement auprès de prestataires offrant des garanties de sécurité adéquates ;
• sensibilisation du personnel au secret professionnel et à la protection des données.

11. Vos droits

Conformément à la nLPD (et au RGPD si applicable), vous disposez des droits suivants :

• droit d'accès à vos données personnelles ;
• droit de rectification des données inexactes ou incomplètes ;
• droit à l'effacement, sous réserve des obligations légales de conservation ;
• droit d'opposition au traitement ;
• droit à la limitation du traitement ;
• droit à la portabilité de vos données ;
• droit de retirer votre consentement à tout moment, sans effet rétroactif ;
• droit de ne pas faire l'objet d'une décision automatisée produisant des effets juridiques vous concernant.

Pour exercer ces droits, contactez-nous à info@centre-philae.ch. Une preuve d'identité pourra être demandée afin d'éviter toute divulgation à un tiers non autorisé. Nous répondons en principe dans un délai de 30 jours.

12. Modifications de la présente politique

Le Centre Philae se réserve le droit de modifier cette politique à tout moment afin de l'adapter aux évolutions légales, réglementaires ou techniques. La date de dernière mise à jour figure en haut du document. En cas de modification substantielle, vous en serez informé·e via le site internet.